การวางระบบบัญชี คืออะไร

​"การวางระบบบัญชี” หมายถึง การกำหนดนโยบายทางธุรกิจ นโยบายทางการบัญชีและวิธีปฏิบัติทางการบัญชีให้สอดคล้องกับกิจกรรมการปฏิบัติงานของทุกส่วนที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กร 

​โดยมีวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีและการเงิน อันประกอบด้วยเอกสารต่างๆ บันทึกทางการบัญชี รายงาน เพื่อช่วยให้ฝ่ายจัดการสามารถปฏิบัติหน้าที่อันอยู่ในความรับผิดชอบของตนให้ลุล่วงไปด้วยดี และ สำหรับใช้เป็นเครื่องวัดผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลาที่ผ่านมา อีกทั้ง ธุรกิจจำเป็นต้องมีระบบบัญชีที่ดี เพื่อที่จะเป็นเครื่องมือของฝ่ายบริหารในด้านการควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์

องค์ประกอบของการวางระบบบัญชี

ประโยชน์ของการวางระบบบัญชีที่ดี

​ ​ระบบบัญชีที่ดี คือ ต้องสะท้อนความจริง เที่ยงตรง ป้องกันการทุจริต ตรวจสอบซึ่งกันและกัน และสามารถนำข้อมูลมาใช้เพื่อการตัดสินใจได้ทันเวลา หากว่ากิจการมีระบบการควบคุมภายในที่ดี จะช่วยให้ป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้ เนื่องจากข้อมูลทางการเงิน ตลอดจนรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น ต้องมีหลักฐานที่สามารถยืนยันถึงแหล่งที่มาที่ไปอย่างถูกต้อง จะทำให้โอกาสที่จะเกิดการทุจริตสามารถทำได้ยากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ข้อมูลทางบัญชีก็ยังสามารถนำมาวิเคราะห์หาสิ่งผิดปกติที่เกิดขึ้น ค้นพบจุดบกพร่องจุดอ่อน และจุดรั่วไหลที่เกิดได้ ซึ่งจะเป็นสัญญาณเตือนภัยให้กิจการ ได้วางแผน เตรียมการป้องกัน และแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น

1. ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน

​การวางระบบบัญชีที่ดีจะช่วยประมวลผลข้อมูลทางบัญชีที่มีปริมาณมากให้ถูกต้อง ทันเวลา และมีระบบการตรวจสอบที่มาที่ไปของรายการในงบการเงิน โดยสามารถดูย้อนหลังรายการที่บันทึกบัญชีไปจนถึงไฟล์เอกสารที่เก็บไว้ 

2. ช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน

​การวางระบบบัญชีที่ดีช่วยลดความซ้ำซ้อนและขั้นตอนในการทำงาน โดยโปรแกรมบัญชีจะช่วยเตรียมเอกสารทางบัญชีที่ผู้ใช้สามารถปรับแต่งในรูปแบบที่ต้องการได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น และการประมวลผลด้วยโปรแกรมทางบัญชีให้ข้อมูลและออกรายงานที่รวดเร็วและทันเวลา นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานได้ง่ายและผู้บริหารนำไปใช้ในการตัดสินใจและวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ช่วยให้สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆได้

​การวางระบบบัญชีที่ดีจะช่วยเชื่อมต่อการทำงานของโปรแกรมบัญชีกับโปรแกรมอื่นเช่นโปรแกรมเงินเดือน หรือ โปรแกรม POS (เป็นระบบที่ติดตั้งกับเครื่องคิดเงิน ซึ่งส่วนใหญ่ใช้กับการขายของหน้าร้าน) โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลเริ่มต้นอีก ช่วยประหยัดเวลาและลดขั้นตอนในการทำงาน

4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงาน

​การวางระบบบัญชีที่ดี ช่วยผู้ประกอบการในการวางแผนการใช้ทรัพยากรบุคคลให้เกิดประโยชน์สูงสุด ระบบบัญชีที่ดีที่ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน มีการตรวจสอบความถูกต้องในระบบโดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานในทุกขั้นตอนการทำงาน จึงช่วยลดค่าใช้จ่ายประเภทเงินเดือนและสวัสดิการในการจ้างแรงงานของธุรกิจ

5. มีความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลและสะดวกต่อการเรียกใช้

​ระบบบัญชีที่ดีช่วยให้ข้อมูลของธุรกิจถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย สามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยผู้ที่ได้รับสิทธิในการเข้าถึงเท่านั้น โดยเฉพาะข้อมูลทางการเงินซึ่งเป็นความลับขององค์กร ระบบบัญชีที่ดีจะสะดวกในการเรียกใช้ข้อมูลปัจจุบันมีโปรแกรมบัญชีแบบออนไลน์ซึ่งสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้จากการทุกอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตได้ ได้แก่ เครื่องพีซี โน๊ตบุ๊ค แล็บท็อป และสมาร์ทโฟน เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นการเรียกใช้ข้อมูลเพื่อใช้ในการทำงานของพนักงานหรือการติดตามรายงานยอดขาย กำไร หรือสินค้าของผู้บริหาร

​     อย่างไรก็ดีผู้ประกอบการควรพิจารณาให้มีการปรับปรุงระบบบัญชีให้ทันสมัยตามความเหมาะสม และสอดคล้องกับขนาดของธุรกิจและสถานการณ์ทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป เพื่อการเติบโตอย่างยั่งยืนขององค์กรภายใต้สภาวะการแข่งขันที่รุนแรงในปัจจุบัน