ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถึง ระบบบริหารจัดการภายในองค์กร ซึ่งข้อมูลขององค์กรทั้งหมด จะถูกบันทึกเก็บไว้ที่ส่วนกลาง ทำให้ฝ่ายบริหารมองเห็นข้อมูลทั้งหมดในธุรกิจได้ง่ายขึ้น รวมไปถึงแต่ละแผนก สามารถนำข้อมูลออกมาใช้งานได้ตลอดเวลา ทำให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้สะดวก รวมทั้งยังทำให้เป็นระบบมากขึ้นด้วย
ERP คือ การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์ได้อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร คือระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กร โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกันเช่น หากเป็น ERP ของบริษัทจะหมายรวมตั้งแต่ระบบงานทางด้านบัญชี และการเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบบริหารการผลิตรวมถึงระบบการกระจายสินค้าเพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรของบริษัทนั้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอน (Algorithm) การทำงานได้อีกด้วย
ธุรกิจส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วยหลายหน่วยงาน ที่ทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็น ฝ่ายบริหารจัดการ ฝ่ายจัดการบุคคล ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบริหารคลังสินค้า ฝ่ายขายและการตลาด และอื่นๆ แต่ละฝ่ายมีรูปแบบการทำงานที่ต่างกันออกไป แต่ก็ยังมีการแชร์ข้อมูลบางส่วนที่จำเป็นระหว่างกัน ทำให้ยิ่งเมื่อมีปริมาณคนเยอะขึ้น การทำงานของแต่ละแผนกอาจจะต้องใช้การส่งต่อข้อมูลที่ใช้เวลาและอาจจะทำให้คลาดเคลื่อนได้ รวมไปถึงแต่ละหน่วยอาจจะใช้โปรแกรมในการทำงานที่แตกต่างกัน ทำให้ส่งผลเสียต่อการบริหารงาน การดูภาพรวมงาน เพราะข้อมูลในแต่ละฝ่ายไม่เชื่อมโยงกัน ระบบ ERP จึงเป็นระบบที่จะเข้ามาแก้ไขปัญหาดังกล่าว เพื่อทำให้ทุกหน่วยงานสามารถทำงานผ่านระบบ ERP แพลตฟอร์มเดียว โดยสามารถเข้าถึงข้อมูลร่วมกันผ่านระบบกลาง ทำให้ง่ายต่อการบริหารและพัฒนาธุรกิจ
ระบบ ERP มีอะไรบ้าง?
ภายในระบบ ERP หนึ่งระบบ ประกอบไปด้วยหลายระบบย่อยที่ทำงาน และมีฟังค์ชั่นที่แตกต่างกันออกไป โดยมีข้อมูลบางส่วนที่เชื่อมโยงกันจากระบบกลาง
ระบบสำหรับผู้บริหาร
ระบบผู้บริหารนั้น จะเป็นลักษณะการประเมินผลและตรวจสอบข้อมูลในภาพรวม ดังนั้นผู้บริหารจะต้องเข้าถึงข้อมูลของทุกแผนกได้ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ นอกจากนี้ต้องง่ายต่อการดึงข้อมูลมาแสดงผลทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพให้เห็นภาพรวมของธุรกิจทั้งหมด ทำให้ง่ายต่อการวางแผนต่อยอดและจัดสรรงบประมาณในการดำเนินธุรกิจได้อีกด้วย
ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล
ระบบที่ใช้ในการควบคุม ดูแล และเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานทั้งหมดในองค์กรให้เป็นระบบ เพื่อให้งานสามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นการประเมินผลงานพนักงาน การคิดเงินเดือน การลงบันทึกวันขาดวันลา หรือแม้กระทั้งการกำหนด กะการทำงานของพนักงานทั้งหมดอีกด้วย
ระบบจัดซื้อจัดจ้าง
ระบบนี้ จะดูแลในเรื่องการจัดหาสินค้าและวัตถุดิบต่างๆ ให้เพียงพอต่อความต้องการของแต่ละแผนกในธุรกิจ ฝ่ายนี้จึงจะต้องดูแลในส่วนของเอกสารซื้อขายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ไปจนถึงติดตามจนกว่าสินค้าจะมาถึง และจะส่งต่อข้อมูลไปให้ฝ่ายบัญชี ลดความซับซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพ ในการทำงานให้ไม่เกิดปัญหาในเรื่องวัตถุดิบในการทำงานไม่พอนั้นเอง
ระบบการเงิน
เป็นอีกหนึ่งแผนก ที่ต้องการข้อมูลที่มีการเชื่อมต่อกันในทุกๆ แผนก เพราะจะต้องรับข้อมูลจากฝ่ายต่างๆ มาหักลบรายได้และรายจ่ายทั้งหมด เพื่อสรุปผลเป็นรายได้ทั้งหมด พร้อมทั้งยังต้องแสดงผลให้กับฝ่ายบริหาร ได้ทำไปใช้ในการบริหารองกรค์ต่อๆไป รวมทั้งการคำนวนภาษี และอื่นๆ อีกมากมาย
ระบบคลังสินค้า
เป็นอีกหนึ่งระบบที่มีโอกาศทำให้ธุระกิจมีปัญหาในการทำงาน เพราะมีการเข้าออกข้อมูลอยู่ตลอด ไม่ว่าจะการเข้าออกของสินค้า ที่ขึ้นตรงการทำงานกับหลายแผนก ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย หรือฝ่ายดูแลลูกค้า เมื่อเชื่อมต่อกันในระบบ ERP จะเห็นทุกการนำเข้า ทุกการขาย ทุกการคืนสินค้า ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบและการติดตามสินค้าในระบบ
ระบบอื่นๆ
นอกจากที่กล่าวมาข้างต้นนั้น ยังมีระบบอื่นๆ อีกมากมาย ที่ทำงานแยกกันออกไปตามเนื้องานของแต่ละธุระกิจ ทั้งยังมีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันอยู่จลอด ไม่ว่าจะเป็นระบบขายหน้าร้าน ระบบบริหารจัดการลูกค้า หรือระบบอื่นๆ ที่ที่ใช้งานในแต่ละแผนกแตกต่างกันออกไป โดยที่ทุกโปรแกรมจะมีข้อมูลที่สามารถนำมาใช้งานร่วมกันจากระบบกลางได้
ระบบ ERP มีการทำงานกี่รูปแบบ?
ในปัจจุบันนั้น ระบบ ERP มีรูปแบบการทำงานอยู่ แบ่งได้เป็น 2 รูปแบบด้วยกัน โดยในแต่ละรูปแบบนั้น มีความแตกต่างกันในเรื่องของการเก็บบันทึกและจัดเก็บข้อมูล ดังนี้
รูปแบบที่ 1 : On-Cloud ERP
รูปแบบ On-Cloud ERP ข้อมูลต่างๆ จะถูกจัดเก็บข้อมูล รวมถึงการประมวลผลต่างๆ ของข้อมูล จะทำงานบนเซิฟเวอร์เป็นหลัก ทำให้สามารถใช้งานที่ไหนก็ได้ตลอดเวลา เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตเท่านั้น ยกตัวอย่างเช่น การจัดการข้อมูลสาขา ที่องกรค์มีสาขาอยู่ในหลายๆจังหวัด การใช้รูปแบบ On-Cloud ERP จะทำให้องกรค์ บริหารงานได้สะดวกยิ่งขึ้น เพราะข้อมูลทั้งหมด จะถูกรวมไว้บอกเซิฟเวอร์หลักเพียงที่เดียว ฝ่ายบริหารจึงสามารถเรียกดูข้อมูล ได้ทุกที่ ตลอดเวลา
รูปแบบที่ 2 : On-Premise ERP
ระบบ On-Premise ERP นั้น ข้อมูลจะถูกเก็บภายในองกรค์เท่านั้น! ทำให้มีจุดเด่นในเรื่องความปลอดภัย และความรวดเร็วในการทำงาน รวมทั้งยังสามารถทำงานได้แม้ในองกรค์จะมีปัญหาเรื่องสัญญาณอินเตอร์เน็ตก็ตาม
ระบบ ERP กับระบบ POS ต่างกันอย่างไร?
จากบทความข้างต้น ทุกท่านก็น่าจะพอจะเข้าใจรูปแบบของการทำงานของระบบ ERP แล้ว แต่อาจจะกำลังสับสนว่า แล้วระบบ ERP กับ ระบบ POS แตกต่างกันอย่างไร องกรค์ของท่านควรใช้ระบบไหนกันแน่ บทความนี้ เราจะมาทำความเข้าใจกับทั้งสองระบบนี้กัน
"ระบบ ERP คือระบบที่ใช้เพื่อจัดการและบริหารข้อมูลภายในองค์กร"
อย่างที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นแล้วว่า ระบบ ERP นั้น ใช้สำหรับการบริหารองกรค์ทั้งหมด ซึ่งทำให้ฝ่ายบริหาร สามารถมองภาพรวมขององค์ และวางแผนบริหาร พัฒนาองกรค์ให้เติบโตต่ไปได้นั้นเอง
ระบบ POS คือระบบที่ใช้เพื่อบริหารจัดการ และบริการลูกค้าหน้าร้าน
ในส่วนของระบบ POS นั้นเป็นระบบเพื่อใช้บริหารจัดการ และบริการลูกค้าหน้าร้าน ซึ่งในระบบนี้จะใช้สำหรับ การขายสินค้า การออกโปรโมชั่น และการแสดงราคาสินค้า รวมทั้งการเก็บบันทึกข้อมูลของลูกค้า เพื่อนำไปใช้งานภายในองค์กรต่อๆ ไป
ทั้งนี้จะเห็นได้ว่าระบบ ERP และระบบ POS นั้นมีรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันออกไป และถ้าเรามองในภาพรวม เราก็จะเห็นได้ว่าระบบ POS นั้นถือเป็นระบบย่อยซึ่งทำงานอยู่ภายใต้ระบบ ERP อีกทีหนึ่ง เปรียบเสมือนเป็นเพียงหน่วยงานหนึ่งในองค์กรเท่านั้น
