คลังสินค้า (Warehouse) คือ สถานที่ที่ใช้สำหรับการจัดเก็บ หรือพักสินค้า เพื่อดำเนินการ
กระจายหรือการขนส่งในขั้นตอนต่อไป บางครั้งมีการใช้คำอื่น ๆ เรียกแทนคลังสินค้า เช่น โกดัง
โรงเก็บสินค้า ศูนย์กระจายสินค้า เป็นต้น โดยทั่วไปคลังสินค้าถูกใช้ในกิจกรรมของผู้ผลิต ผู้นำเข้า
ผู้ส่งออก ผู้ค้าส่ง รวมไปถึงผู้ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจขนส่งหรือโลจิสติกส์ ทั้งนี้ สินค้าที่มักถูกจัดเก็บใน
คลังสินค้าอาจเป็นสินค้าชนิดใดก็ได้ อาทิ ชิ้นส่วนอะไหล่ ชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ วัตถุดิบ บรรจุภัณฑ์ สินค้าสำเร็จรูปต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับเกษตรกรรม อุตสาหกรรม และพาณิชยกรรม โดยจะมีระบบการบริหารจัดการสินค้าคงคลังเพื่อระบุชนิดของสินค้า จำนวนคงเหลือ และจำแนกหมวดหมู่อย่างชัดเจน
เหตุผลที่กิจการที่มีคลังสินค้า จำเป็นอย่างที่ “ต้องมี” ระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) เนื่องจาก ระบบ WMS จะช่วยในการดำเนินการและรวบรวมข้อมูลทรัพยากรต่าง ๆ ภายในคลังสินค้า อีกทั้ง กระบวนการทำงานของระบบ WMS มีส่วนช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้ทรัพยากรของคลังสินค้าให้
เกิดประโยชน์โดยการรับรู้จำนวนสินค้าแบบ Real-Time ต้นทุนที่แท้จริง และบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ระบบ WMS เป็นระบบที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้บริหารจัดการคลังสินค้า ที่มีกิจกรรมรับสินค้า จัดเก็บสินค้า และส่งมอบสินค้า ช่วยให้กระบวนการทำงานในคลังสินค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ความถูกต้อง การค้นหา ตรวจสอบข้อมูลสินค้าในระบบจัดการคลังสินค้าได้ถูกต้อง แม่นยำ ตามเงื่อนไขการทำงานของธุรกิจแต่ละกิจการ จึงช่วยลดปัญหาสินค้าสูญหาย ปัญหาการหาสินค้าไม่พบ โดยหลักการระบบ WMS จะประกอบด้วย 3 ระบบหลัก คือ
1) การรับสินค้า (Receiving)
2) การจัดเก็บสินค้า (Storage)
3) การส่งมอบสินค้า (Delivery)
การรับสินค้า (Receiving)
เป็นกิจกรรมแรกที่เกิดขึ้นภายในระบบคลังสินค้า เมื่อสินค้าถูกจัดส่งมาจัดเก็บที่คลังสินค้า เจ้าหน้าที่จะทำการบันทึกรายละเอียดของสินค้าแต่ละชิ้นเพื่อทำการแยกประเภท กลุ่มของสินค้า ซึ่งในส่วนนี้สามารถทำได้โดยการใช้คนทำแบบ Manual คีย์ข้อมูลเข้าระบบ หรือ ใช้การ Interface ข้อมูลเพื่อใช้เป็นค่าตั้งต้นได้ เช่น Barcodes, QR codes หรือ RFID ซึ่งข้อมูลตั้งต้นนี้จะถูกนำไปใช้ประโยชน์สำหรับการทำฐานข้อมูลบัญชีหรืออื่น ๆ
การจัดเก็บสินค้า (Storage)
ระบบ WMS จะทำการประมวลผลเพื่อค้นหาตำแหน่งจัดเก็บที่เหมาะสม แล้วนำไปจัดเก็บตามตำแหน่ง ที่ได้ทำการจัดเตรียมไว้ โดยจะเก็บสินค้าให้พอดีเพื่อให้การใช้แต่ละพื้นที่ภายในคลังเกิดประโยชน์สูงสุด
การส่งมอบสินค้า (Delivery)
การส่งมอบสินค้าหรือการกระจายสินค้าด้วยระบบ WMS เป็นกระบวนการในการจัดเตรียมสินค้าเพื่อทำการส่งมอบสินค้า โดยข้อมูลสินค้าและตำแหน่งสินค้าจะถูกแจ้งมาทางระบบ ซึ่งพนักงานที่มีหน้าที่เตรียมสินค้าเพียงกระทำการหยิบสินค้าตามที่ระบบแนะนำ ป้องกันการจัดส่งที่ผิดพลาดได้ดี
โดยสรุประบบ WMS มีประโยชน์ต่อธุรกิจ ดังต่อไปนี้
1) เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บสินค้า
2) เพิ่มประสิทธิภาพในการส่งมอบสินค้าให้ลูกค้า
3) สามารถค้นหาสินค้าได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว
4) สามารถทราบจำนวนสินค้าคงเหลือปัจจุบันได้อย่างถูกต้อง และทันที
5) สามารถลดปัญหาสินค้าค้างสต็อก และสินค้าขาดสต็อก
6) สามารถประมวลผลการจัดการพื้นที่ใช้สอยได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
7) ป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้จาก Human Error
ตัวอย่างปัญหาของคลังสินค้าที่ระบบ WMS ช่วยแก้ปัญหาได้
1) กระบวนการรับสินค้า (Receiving)
ระบบ WMS สามารถทำการจองพื้นที่ให้ล่วงหน้า สำหรับช่วยในการวางแผนการใช้พื้นที่ในคลังสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะคลังสินค้าบางแห่งที่ไม่มีระบบบริหารจัดการที่ดี เมื่อรับสินค้าเข้าคลังมาแล้วก็เอาไปตามใจชอบ ท้ายที่สุดพนักงานจำไม่ได้ว่านำสินค้าไปเก็บไว้ที่ไหน ซึ่งปัญหาดังกล่าวส่งผลเสียตามมาอย่างมากมาย
2) กระบวนการจัดเก็บ (Storage)
ระบบ WMS สามารถประมวลผล แนะนำตำแหน่งที่เหมาะสม และมีการยืนยันตำแหน่งการจัดเก็บที่ถูกต้องในการจัดเก็บสินค้า โดยวิธีการยืนยันสามารถทำได้หลายวิธี ดังต่อไปนี้
- Manual โดยผู้ตรวจเซ็นอนุมัติ หลังจากตรวจสอบว่าจัดเก็บในตำแหน่งนั้นจริง
- Barcode Scanner โดยการยิง Barcode Scanner ในตำแหน่งที่จัดเก็บจริง
ซึ่งตรงนี้จะช่วยในการยืนยันตำแหน่งจัดเก็บอย่างถูกต้องซึ่งจะช่วยลดปัญหาการหาสินค้าไม่เจอได้
3) กระบวนการเบิก (Picking) :
ระบบ WMS จะมีระบบค้นหาเพื่อช่วยในการเบิกสินค้าได้อย่างง่ายดาย เพียงระบุเงื่อนไข โดยระบบสามารถค้นหาสินค้าให้เอง ไม่ว่าจะเป็นการเบิกแบบ FIFO, LIFO ,FEFO หรือสามารถกำหนดเงื่อนไขเองได้ตามบริบทของธุรกิจ
ถ้าธุรกิจของท่านมีคลังสินค้าและมีความต้องการระบบจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management System : WMS) ที่มีประสิทธิภาพในมาตรฐานระดับสากล เราขอแนะนำ Module Inventory ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบ Odoo ERP ซึ่งสามารถตอบโจทย์ความต้องการด้านคลังสินค้าของธุรกิจหลากหลายประเภท หากสนใจบริการสามารถติดต่อ
