ปัจจุบันมีการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กรกันอย่างแพร่หลาย โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ แต่ในช่วงหลัง ๆ นี้ เริ่มขยายวงกว้างมาสู่ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมมากยิ่งขึ้น เนื่องจากมีผู้พัฒนาระบบรายใหม่ ๆ เพิ่มเข้ามา จึงมีการแข่งขันกันสูงขึ้นตาม ส่งผลต่อราคาที่เริ่มปรับตัวลงหลายระดับ ทำให้รองรับกลุ่มธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมได้มากขึ้นนั่นเอง แล้ว ERP คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไร ก่อนอื่นเรามาทำความรู้จักกับคำว่า ERP กันก่อนนะครับ
ระบบ ERP หรือย่อมาจาก "Enterprise Resource Planning"
คือ ระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กร เพื่อให้มีการบริหารและใช้ทรัพยากรร่วมกันภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรของบริษัทนั้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งปัจจุบันมีหลากหลายระบบมาก เช่น
ระบบงานทางด้านบัญชี และการเงิน (Financial & Accounting)
ระบบการจัดการงานขาย (Sales)
ระบบขายหน้าร้าน (POS)
ระบบจัดซื้อจัดจ้าง (Purchase)
ระบบควบคุมคลังสินค้า (Inventory)
ระบบงานทรัพยากรบุคคล (Human Resource)
ระบบวางแผนการผลิต (Manufacturing)
ระบบงานซ่อมบำรุงและรักษา (Maintenance)
ระบบการกระจายสินค้า หรือการขนส่ง (Logistics)
ฯลฯ
นอกจากนี้ ก็ยังมีระบบโมดูลย่อย ๆ อีกหลายโมดูล โดยทุกระบบ ล้วนมีการทำงานที่สัมพันธ์และเชื่อมโยงถึงกัน และสุดท้ายปลายทางของข้อมูลทั้งหมดจะถูกนำส่งเข้าระบบบัญชี ซึ่งเป็นระบบรั้งท้ายที่จะรับข้อมูลต่าง ๆ มาประมวลผลและนำข้อมูลไปประยุกต์ใช้ต่อได้อีกหลากหลายแขนง แล้ว ERP มีส่วนช่วยในการลดต้นทุนได้อย่างไร ทำไมระบบ ERP จึงได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในแต่ละประเภทธุรกิจ และทำไมต้องใช้ ERP ในการบริหารงานองค์กร มาติดตามกันต่อเลยครับ
ระบบ ERP ไม่ใช่แค่เพียงแก้ไขปัญหาในการดำเนินธุรกิจเท่านั้น แต่ระบบ ERP ยังเป็น Platform บริหารองค์กรแบบครบวงจร ที่ช่วยผลักดันให้องค์กรก้าวเดินไปข้างหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งประโยชน์ของ ERP ก็มีอยู่หลายอย่างด้วยกัน ดังนี้
📌 ระบบ ERP จะมีจุดเด่นคือ ความสามารถในการจัดการได้ง่าย ฉับไว ไม่ซับซ้อน ส่งผ่านข้อมูลกันได้อย่างรวดเร็ว
💰 ความรวดเร็วฉับไว ทำให้ลดเวลา = ลดต้นทุน
📌 ลดขั้นตอนและกระบวนการในการทำงานให้น้อยลง ทำให้ลดเวลาในการทำงานในองค์กร สามารถนำแรงงานคนไปพัฒนางานในส่วนอื่นได้
💰 ลดขั้นตอน ลดเวลา = ลดต้นทุน
📌 ลดความซ้ำซ้อนของระบบการทำงานในองค์กร เนื่องจาก ERP เป็นระบบการทำงานที่เชื่อมโยงทั่วถึงทุกระบบงาน
💰 ลดความซ้ำซ้อน = ได้กำไรในเชิงเวลา
📌 สามารถตรวจสอบที่มาที่ไปของข้อมูลได้ตลอดเวลา ข้อมูลที่เกิดขึ้นถูกต้องแบบ Real time
💰 ได้ข้อมูลถูกต้องรวดเร็ว = ได้กำไรในเชิงเวลา
📌 ช่วยให้การทำงานของคนง่ายขึ้น สามารถวางแผนการทำงานได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ โดยไม่จำเป็นต้องอาศัยความสามารถของคนในการจดจำ
💰 ทำงานง่าย = ได้กำไรในเชิงคุณค่า
📌 สามารถเข้าถึงรายงานวิเคราะห์ข้อมูลทั้งองค์กรได้อย่างรวดเร็ว
💰 ความรวดเร็ว = ได้กำไรในเชิงเวลา
📌 กรณีกิจการมีหลายสาขา สามารถดูข้อมูลแบบรวมสาขา หรือแยกสาขาได้ จากศูนย์กลางที่เดียว
💰 รวบข้อมูลจากที่เดียว = ได้กำไรในเชิงเวลา
📌 สามารถเก็บข้อมูลต่าง ๆ เพื่อการวิเคราะห์ย้อนหลัง ได้ไม่จำกัดปี
💰 เก็บประวัติได้ = ได้กำไรในเชิงคุณค่า
📌 มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล สามารถแยกตามสิทธิ์การใช้งานโปรแกรมตามที่กำหนดได้
💰 รักษาความปลอดภัย = ได้กำไรในเชิงคุณค่า
📌 สามารถอนุมัติเอกสารต่าง ๆ แบบ Online ได้ เช่น เอกสารใบขอซื้อ, ใบสั่งซื้อ, ใบรับคำสั่งขาย ทำให้มีการตรวจสอบเอกสารอย่างรัดกุม
💰 ลดงานเอกสาร = ลดต้นทุน
📌 สามารถบำรุงรักษาระบบได้ด้วยตนเองในเบื้องต้น โดยไม่จำเป็นต้องใช้เจ้าหน้าที่พิเศษเฉพาะทาง
💰 ลดงานคน = ลดต้นทุน
📌 ระบบรองรับการเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ได้หลากหลาย และรองรับการขยายตัวของธุรกิจในอนาคตได้
💰 รองรับสิ่งใหม่ ๆ = ได้กำไรในเชิงคุณค่า
ปัจจุบัน ERP ถูกพัฒนาในรูปแบบโปรแกรมสำเร็จรูป ERP ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์มาตรฐาน สามารถติดตั้งและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย ERP software มีหน้าที่รวบรวมส่วนประกอบทางธุรกิจต่าง ๆ เช่น งานจัดซื้อ งานขาย ระบบขายหน้าร้าน (POS) งานควบคุมสต็อกสินค้า งาน
จัดส่ง งานซ่อมบำรุง งานวางแผน งานผลิต งานทรัพยากรมนุษย์ และงานบัญชีการเงิน เป็นต้น
แล้วเชื่อมโยงส่วนงานต่าง ๆ เข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งข้อดีของการรวมข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลเดียวกันร่วมกันทั้งองค์กรได้
ในส่วนของระบบ ERP ที่มีความสำคัญต่องานด้านบัญชีและการเงิน มีดังนี้
📌 ช่วยให้ได้รับรายงานงบการเงินที่ถูกต้องได้เร็วขึ้น สามารถเรียกดูงบการเงินได้ทันทีที่บันทึกเอกสารรายวันลงระบบ จะดูรายงานเมื่อไหร่ก็ได้
📌 ช่วยให้วิเคราะห์ รายงานกำไรขาดทุน รายงานค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นได้ตลอดเวลา จากข้อมูลที่ส่งมาจากทุกฝ่าย หรือทุกสาขาของบริษัท
📌 ช่วยให้วิเคราะห์ความเคลื่อนไหวเจ้าหนี้การค้า และลูกหนี้การค้าได้สะดวกขึ้น รวมทั้งวิเคราะห์ ยอดลูกหนี้การค้า และเจ้าหนี้การค้าแบบย้อนหลังได้ด้วย
📌 ไม่ต้องเสียเวลาในการจัดทำเอกสารส่งสรรพากร เช่น รายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นต้น
📌 ระบบช่วยจัดการภาษีซื้อ ที่สรรพากรอนุญาตให้ใช้ได้ภายใน 6 เดือน ส่งผลให้การบริหารภาษีทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
📌 ช่วยลดจำนวนการใช้กระดาษ และหมึกพิมพ์ลง จากการเก็บข้อมูลเป็น Soft file ซึ่งช่วยให้ลดต้นทุนการบริหารได้
📌 ระบบช่วยแจ้งเตือนยอดลูกหนี้ที่คงค้างเป็นระยะเวลานาน ทำให้สามารถติดตามหนี้ได้ง่าย และเพื่อให้การแก้ปัญหาต่าง ๆ เป็นไปอย่างรวดเร็วไม่กระทบกับงานของลูกค้า
📌 ระบบช่วยแจ้งเตือนการชำระหนี้ ช่วยให้เตรียมการจ่ายหนี้ให้ตรงเวลา เพื่อรักษาเครดิตการค้าไว้
📌 ระบบช่วยให้ทราบสถานะการเงินของกิจการ ว่าเพียงพอต่อการใช้บริหารหมุนเวียนในกิจการหรือไม่ อย่างไร
📌 สามารถตรวจสอบสถานะและความเคลื่อนไหวของเอกสารเช็ครับ เช็คจ่าย ตลอดจน Bank Statement ได้ตลอดเวลา
📌 สามารถตรวจสอบ Bank reconcile ได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาทำกระทบยอดเงินฝากธนาคารเอง
นอกจากประโยชน์ต่าง ๆ ที่ได้รับจากการใช้ระบบ ERP แล้ว ยังมีข้อเสียบางประการที่อาจมาพร้อมกับระบบ ERP ด้วยเช่นกัน ซึ่งจากประสบการณ์ที่ผู้เขียนเจอโดยตรงจากธุรกิจนี้ ส่วนใหญ่มักจะมีปัญหาด้านบุคลากรที่เข้ามาใช้งานระบบ เช่น
พนักงานที่เกี่ยวข้องมีความรู้ไม่เพียงพอต่อการใช้ระบบ ERP
พนักงานไม่มีประสบการณ์ในการใช้งาน ERP Software
การออกจากงานของพนักงานที่มีความรู้ทำให้บริษัทมีต้นทุนในการฝึกอบรมพนักงานใหม่
ทำความรู้จักกับ Odoo
Odoo ย่อมาจาก "On Demand Open Object" ซึ่งมีความหมายว่า การเพิ่มฟังก์ชั่นได้ตามความต้องการ Odoo คือ ชุดโปรแกรมจัดการทางธุรกิจที่สามารถบูรณาการระบบให้ทุกส่วนภายในองค์กรทำงานเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันได้ โดยระบบ Odoo ถือกำเนิดมาจากประเทศเบลเยี่ยม คิดค้นขึ้นโดย Mr. Fabien Pinckaers ในปี ค.ศ. 2002 โดยแต่เดิมมีชื่อว่า "TinyERP" จากนั้นได้เปลี่ยนชื่อเป็น "OpenERP" และได้เปลี่ยนชื่อเป็น "Odoo" และใช้มาตลอดจนถึงปัจจุบันระบบ Odoo เป็น ERP
ที่เขียนด้วยภาษา Python ซึ่งเป็นภาษายอดนิยมของระบบ ERP ติดตั้งง่าย ใช้งานสะดวก รวมถึงสามารถพัฒนาและปรับแต่งให้ครอบคลุมกับการทำงานขององค์กรธุรกิจได้
โดยปัจจุบัน Cybernetics+ เป็น Odoo Official Partner ที่อยู่ในระดับ Gold Partner ซึ่งเป็น Partner ประจำประเทศไทยที่ใช้ระยะเวลา "เร็วที่สุด" ในการอยู่ในระดับ Gold ด้วยอัตราการเติบโตของพวกเราอย่างต่อเนื่อง สะท้อนถึงประสิทธิภาพและความเชื่อมั่นที่ลูกค้ามีต่อ Cybernetics+
ถ้าหากธุรกิจของท่านมีความสนใจเกี่ยวกับ Odoo ต้องการสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมก็สามารถติดต่อ Cybernetics+ ได้ที่...
https://www.cybernetics.plus/services/odoo-erp
