OKR คืออะไร?

คำว่า OKR หรือการตั้งเป้าหมายเพื่อวัดผลการทำงานของพนักงานอาจยังไม่ค่อยคุ้นหูในบ้านเรานัก ทั้งที่องค์กรชั้นนำทั้งในและต่างประเทศต่างก็หันมาใช้วิธีนี้แทนคำว่า KPI กันแล้ว เพราะนอกจากจะวัดผลได้อย่างชัดเจนและมีความยืดหยุ่นแล้ว หลายคนยังบอกว่านี่คือเครื่องมืออันทรงพลังที่จะช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง

แต่ในขณะเดียวกันเราเชื่อว่ายังมีหลายองค์กรที่ยังสงสัยว่า OKR คืออะไร สามารถนำไปใช้งานได้อย่างไรบ้าง รวมถึงเหตุผลว่าทำไมองค์กรระดับโลกหลายแห่งถึงก้าวข้ามการวัดผลแบบ KPI แล้ว
หันมาใช้ OKR แทน

OKR คืออะไร

OKR ย่อมาจาก Objective and Key Results คือ เครื่องมือในการตั้งเป้าหมายและกำหนดตัววัดผล

• การวัดผลด้วย OKR จะต้องมีกรอบเวลาที่แน่ชัด และสามารถประเมินผลได้
• การตั้งเป้าหมายของ OKR ต้องชัดเจน เข้าใจง่าย รวมทั้งเป้าหมายต้องไม่ง่ายจนเกินไป 
  เพื่อเป็นความท้าทายให้ทุกคนอยากบรรลุเป้าหมายแห่งความสำเร็จ และที่สำคัญต้องไม่ยากจนพนักงานรู้สึกท้อถอยตั้งแต่แรกเริ่ม

สำหรับเป้าหมายของ OKR มีไว้เพื่อกระตุ้นให้รู้สึกอยากบรรลุความสำเร็จ มากกว่าการวัดผล
ของความสำเร็จ บ่อยครั้งเราจึงได้เห็นว่าการตั้งเป้าของ OKR นั้นสูงมากจนแทบจะพูดได้ว่าเป็น mission to the moon และมีโอกาสไม่มากที่จะทำสำเร็จได้ 100% ซึ่งนั่นถือว่าเป็นเรื่องปกติ เพราะหัวใจที่แท้จริงของ OKR คือการสร้างการรับรู้ถึงภารกิจที่ชัดเจน เมื่อทุกคนได้รับรู้และได้รับผิดชอบในแต่ละส่วนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ก็จะเป็นพลังที่ช่วยกันขับเคลื่อนองค์กรให้ประสบความสำเร็จและก้าวไกลได้ดียิ่งขึ้นนั่นเอง

OKR ที่ดี ควรมีองค์ประกอบอะไรบ้าง

โดยปกติแล้ว OKR จะประกอบด้วยเป้าหมายหลัก (Objective) ประมาณ 3-5 อย่าง ขึ้นอยู่กับ
เป้าหมายการทำงานของพนักงานแต่ละคน รวมทั้งบทบาทต่อทีมและองค์กร ซึ่งเป็นเป้าหมายที่ทำให้เกิดการพัฒนาและมีความท้าทาย แต่ต้องสามารถลงมือปฏิบัติและวัดผลได้จริง

เมื่อเราตั้งเป้าหมายหลักได้แล้ว จะตามมาด้วยการวัดผลความสำเร็จของเป้าหมายหลัก (Key Results) โดยจะแยกย่อยลงมาอีก 3-5 ข้อย่อยต่อ 1 เป้าหมาย ส่วนนี้มีความสำคัญมาก เพราะเป็นจุดที่ใช้ในการตรวจสอบและประเมินผลงาน เพื่อหาวิธีพัฒนาหรือแก้ปัญหาเพื่อให้เป้าหมายหลักของเราบรรลุความสำเร็จได้

โดยที่การวัดผลแต่ละอย่างควรมีตัวเลขที่ชัดเจน เช่น 1 – 10 หรือค่าเปอร์เซนต์ที่ 1 – 100% ส่วนระยะเวลาในการวัดผลนั้นอาจขึ้นอยู่กับแผนหรือทีมงาน หากมีแผนงานระยะยาว อาจตั้งการวัดผลไว้
ที่ 6 เดือน – 1 ปี แต่หากองค์กรมีการปรับเปลี่ยนบ่อย อาจวัดผลทุกเดือน หรือทุกไตรมาสธุรกิจ 
แต่โดยทั่วไปพนักงานแต่ละคนจะสามารถวัดผลการทำงานของตัวเองได้เป็นประจำอยู่แล้ว

จุดเด่นของ OKR คืออะไร

จุดเด่นที่ทำให้ OKR มีความแตกต่างกับ KPI นั่นคือ เป็นระบบวัดความสำเร็จที่เราสามารถย้อนกลับมาดูได้ เพราะมีการประเมินผลในระยะที่สั้นกว่า และความถี่แบบนี้จะช่วยให้พนักงานปรับตัวได้ทัน 
รวมทั้งหัวหน้างานยังสามารถเข้าไปช่วยวิเคราะห์ปัญหาได้อย่างตรงจุดประสงค์ นอกจากนี้ OKR ยังเป็นการวัดผลในเชิงปริมาณหรือตัวเลขที่เห็นผลอย่างชัดเจน ทำให้เห็นว่าส่วนไหนที่ควรพัฒนาต่อ หรือส่วนไหนที่บรรลุจุดประสงค์ของตัวพนักงานและทีมแล้ว

ความแตกต่างของ OKR และ KPI

สิ่งที่เห็นได้ชัดถึงความแตกต่างระหว่างการวัดผลทั้ง 2 ประเภทมีดังนี้

• OKR จะไม่เชื่อมโยงกับผลตอบแทน ในขณะที่ KPI จะส่งผลโดยตรงกับผลตอบแทนของพนักงาน
• OKR จะประกาศผลให้ทุกคนในองค์กรได้รับรู้ และจะมีการทบทวนบ่อยกว่า เป็นรายเดือนหรือรายไตรมาส ในขณะที่ KPI จะไม่มีการประกาศ และไม่มีการทบทวน ส่วนมากจะวัดผลปีละครั้ง
• OKR จะมุ่งเน้นไปที่การทบทวนและปรับปรุงผลงานเพื่อเป็นแนวทางในการบรรลุความสำเร็จ
• OKR มาจากการระดมความคิดของพนักงานผู้ปฏิบัติงานเป็นส่วนใหญ่ หรือ Bottom-up ในขณะที่ KPI จะเป็นการคิดแบบ Top-down

การนำ OKR มาใช้กับองค์กร

สาเหตุสำคัญที่ทำให้ OKR กลายเป็นที่สนใจและถูกนำมาใช้กับหลายๆ องค์กรคือ บริษัทชั้นนำที่ประสบความสำเร็จในระดับโลกอย่าง Google ที่ได้นำเอาระบบนี้มาใช้ และมีการประกาศ OKR แต่ละแผนกให้ทุกคนได้รู้ เพื่อความโปร่งใสและยังเป็นแรงผลักดันให้พนักงานกล้าที่จะก้าวออกจาก comfort zone เพื่อให้บรรลุความสำเร็จ รวมทั้งยังทำให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการคิดและวางแผนเพื่อวัดผลการทำงานของตัวเอง

การใช้ OKR หรือ Goal setting เริ่มต้นเมื่อปลายทศวรรษ 1970 โดย Andy Grove CEO 
บริษัท Intel โดยเบื้องหลังของแนวคิดคือ "ง่ายและวัดได้ (Simple and measurable)" แต่
เริ่มมานิยมแพร่หลายในช่วงหลังยุค 1990 หลังจากที่ google นำมาใช้เพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ (Objective) และ ผลลัพธ์สำคัญ (Key result) ในงาน ซึ่งก็คือ หัวใจหลักของ OKR ที่เรารู้จักในปัจจุบัน

เรามาดูกันว่า Google ใช้ OKR อย่างไร จนทำให้องค์กรที่เริ่มต้นจากธุรกิจ Start up ที่มีพื้นที่อยู่แค่ในโรงรถและก่อร่างสร้างตัวจนกลายเป็นธุรกิจที่ใหญ่ที่สุดในโลกได้อย่างทุกวันนี้

👉 การตั้งเป้าหมาย

Google ใช้ OKR ในการขับเคลื่อนผลิตภัณฑ์มากมาย เช่น Gmail, Google Chrome โดยการตั้งวัตถุประสงค์ (Objective) ที่มีความท้าทายสูง และกำหนดผลลัพธ์สำคัญ (Key result) ที่สามารถวัดได้

โดยตัวอย่างของ Google Chrome มีการกำหนด Objective ที่เต็มเปี่ยมไปด้วยความทะเยอ
ทะยานสูงว่า “พัฒนาแพลตฟอร์มสำหรับ Web applications เพื่อลูกค้าในเจเนอร์เรชั่นถัดไป” 
ส่วน Key result คือ “100 Million 7 Days Active Users” ซึ่งทุกคนใน Google ต้องกำหนด OKR เป็นของตัวเองที่ส่งเสริมเป้าหมายดังกล่าวรวมถึงผู้บริหารสูงสุดด้วย โดยในแต่ละไตรมาส แต่ละคนกำหนด Objective หรือเป้าหมายของตัวเองที่ต้องการ และกำหนด Key result ที่วัดได้ ไม่เกิน 4 key results ต่อ Objective และนำไปใส่ไว้ในระบบ Directory ที่ทุกคนจะเข้าถึงได้

👉 การวัดและติดตามผลงาน

เพื่อให้เกิดการติดตามอย่างใกล้ชิด และมั่นใจว่าผลงานของแต่ละคนจะอยู่ในเส้นทางของการนำไป
สู่เป้าหมายที่ต้องการ จะมีการประเมินคะแนนทุกๆ ไตรมาส เพื่อให้พนักงานได้มีโอกาสพูดคุยกับหัวหน้างานแบบ One on one และเนื่องจาก Google เป็นองค์กรที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอยู่แล้ว 
จึงมีความสามารถในการใช้ข้อมูลในการคำนวนประสิทธิภาพการทำงานได้ง่าย

Google ใช้วิธีการของตัวเองในการแบ่งการวัดผลงานออกเป็น สีแดง 0.0–0.3 สีเหลือง 0.4–0.6 และสีเขียว 0.7–1.0 โดยวัดจาก 2 ตัวแปรคือ Committed และ Aspirational ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้แต่ละคนแตกต่างกัน

• Committed คือ การที่หัวหน้า ทีมงาน หรือพนักงาน เห็นพ้องต้องกันในการที่จะทำบางสิ่งบางอย่างให้บรรลุเป้าหมาย ด้วยการปรับตารางงาน จัดทรัพยากรต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างจะประสบความสำเร็จ ซึ่งคะแนนในฝั่ง Committed นี้ ทุกคนจะถูกคาดหวังที่คะแนน 1.0 เท่านั้น ดังนั้น ใครที่คะแนนน้อยกว่าจะต้องมีคำอธิบายอย่างละเอียดว่า ผิดพลาดไหนส่วนโดยละเอียด
• Aspirational คือ ความมุ่งมั่น ทะเยอทะทาน ในการที่จะแสดงออกว่า Google จะเปลี่ยนแปลง
โลกได้อย่างไร แม้ยังไม่มีไอเดียที่ชัดเจน หรือรู้ว่าจะต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้างในการไปถึงเป้าหมาย
ซึ่งคะแนนโดยเฉลี่ยที่องค์กรคาดหวังคือ 70% เท่านั้น ไม่ใช้คะแนนเต็มเพราะต้องการให้พนักงาน 
ยืดเหยียดตัวเองออกไปอีกเรื่อยๆ ดังนั้นการใช้ OKR จึงไม่ใช่ส่วนหลักที่ใช้เป็นมาตรฐานในการประเมินผลงานของพนักงานประจำปี

👉 ระบบส่งเสริม

เพื่อส่งเสริมระบบ OKR ให้มีประสิทธิภาพ Google พยายามสร้างการทำงานแบบข้ามสายงาน (Cross functional) และ โครงสร้างองค์กรแบบ Flat แยกไปตามกลุ่มฟังก์ชันงานและผลิตภัณฑ์ นอกจากนั้นยังสนับสนุนโครงสร้างองค์กรด้วยวัฒนธรรมแบบเปิดกว้าง และให้คุณค่ากับนวัตกรรม โดยอนุญาตให้มีการนำเสนอ และแลกเปลี่ยนไอเดียระหว่างพนักงาน

และที่สำคัญ Google ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ ที่มีชื่อว่า “Moma” ที่สามารถเข้าถึงและค้นหาใครก็ได้ที่อยู่ในองค์กร เพื่อที่จะเชื่อมต่อ OKR กัน โดยระบุเบอร์โทร อีเมลล์ ตำแหน่งงาน ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่รับผิดชอบและ OKR ในไตรมาสนั้น รวมไปถึงเกรดที่ได้รับในการประเมินที่ผ่านมา สิ่งนี้ไม่เพียงแต่เป็นระบบที่ช่วยส่งเสริมให้บุคลากรเชื่อมต่อ OKR ได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ยังเป็นจุดเริ่มต้นของ Innovation Ideas ที่ค่อยๆ ถูกพัฒนาที่ละเล็กละน้อย ซึ่งหนึ่งใน 40 ไอเดียที่สุดยอดที่สุดของ Google ก็เกิดมาจากช่องทางนี้

ด้วยการใช้ OKR ตลอดหลายยุคหลายสมัย ซึ่งไม่เพียงแต่จะเป็นเพียงกลไกลในการขับเคลื่อนผลงานขององค์กร แต่ยังเป็นส่วนสำคัญที่แทรกซึมไปในทุกการทำงานของคนใน Google จนวันนี้ได้กลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร (Corporate Culture) ไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว

ส่วนในประเทศไทยก็มีบริษัทชั้นนำหลายแห่ง ที่ได้นำเอาระบบ OKR มาใช้กับองค์กร รวมถึง Cybernetics+ เองที่เริ่มต้นใช้วิธีการนี้ในการประเมินความสำเร็จในการทำงานของพนักงาน และมีการทบทวนผลงานทุกไตรมาส เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถปรับแผนการทำงานได้อย่างเหมาะสม 
รวมทั้งหัวหน้างานยังสามารถร่วมแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงที เพื่อให้มีผลการทำงานที่บรรลุเป้าหมาย อันเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้องค์กรเติบโตและก้าวไปข้างหน้า สมกับ motto ที่ว่า We’re the team, who will stand beside you. With us your GROWTH & SUSTAINABILITY is our value.