Current State

    จะเป็นการสอบถามกระบวนการปัจจุบันจากมุมมองของผู้ปฏิบัติงาน ที่ได้ยังคงดำเนินการอยู่

Ideal State

    จะเป็นการสอบถามระดับผู้บริหาร หรือ ระดับจัดการ โดยให้เล่าถึงส่วนงานในมุมมองที่แต่ละท่านรับผิดชอบ

Actual State

    จะเป็นการ Map Current State และ Ideal State ให้เห็นถึงสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงาน และผู้บริหารมอง และ Map กันกับสิ่งที่ Software สามารถเข้าไปมีบทบาท และกำหนดสิ่งที่เป็น Scope of Work และ Deliverable ออกมา

Reports

    ซึ่ง Report ของในแต่ละ State จะเป็นรายงานสรุป หรือจะเป็น Diagram ประเภทต่างๆ ก็ได้ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ไม่ว่าจะเป็น Report หรือ Diagram ใดๆ ลูกค้าควรได้รับรายละเอียด วิธีการเล่าเรื่องที่เข้าใจง่าย และสร้างการยอมรับได้ เพื่อวางเป็น Baseline การส่งมอบงาน Implement

    การวางแผนก่อนการเก็บ Requirement ในบริบทการติดตั้ง ERP ให้บริษัท กล่าวคือ การเข้าไปรับรู้ และวิเคราะห์บริบทปัจจุบันของการปฏิบัติงานในทุกแผนก ซึ่งจำเป็นต้องวา่ง Agenda ที่เหมาะสม สำหรับการพูดคุยในแต่ละส่วนงาน โดยจะเป็น Set คำว่า “ซื้อ ขาย จ่าย รับ คลังสินค้า ผลิต ขนส่ง บัญชี คุณภาพ ทรัพยากรมนุษย์” โดยจะแบ่งหัวข้อการสนทนาเกี่ยวกับ Policy การปฏิบัติงาน เป็นหัวข้อดังต่อไปนี้

ฝ่ายขาย

1. การจัดการข้อมูลลูกค้า (CRM)
2. การจัดการใบเสนอราคา (Quotation > Sales Order)
3. Approval Level Rule
4. การจัดการข้อมูลสินค้า (Saleable)
   
5. การจัดการ Pipeline
6. แนวปฏิบัติเมื่อลูกค้ามีการจ่ายเงินเข้ามา 
7. การจัดการเรื่องค่าคอมมิชชั่น (Commission Policy)
8. การติดตามเรื่องร้องเรียนจากลูกค้า (Helpdesk)
9. การติดตามหลังการขาย (After Service)
10. รายงานที่สนับสนุนการปฏิบัติงาน (Sales Reports)

ฝ่ายจัดซื้อ

1. การจัดการข้อมูล Vendor (Vendor Pricelist)
   
2. การเปิดขอซื้อ (Purchase Request > Purchase Order)
   
3. Approval Level Rule
4. การจัดการข้อมูลสินค้า (Purchasable)
   
5. การขอซื้อภายในบริษัท (Internal PR)
   
6. แนวปฏิบัติเมื่อการสั่งซื้อของจาก Vendor แล้วไม่ได้คุณภาพ (Return / Claim Policy)
   
7. รายงานที่สนับสนุนการปฏิบัติงาน (Reports)

ฝ่ายคลัง-จัดส่ง

1. การบริหารจัดการคลังสินค้า (Warehouse, Store Location)
   
2. การรับสินค้าเข้า (Warehouse In)
   
3. การส่งสินค้าออก (Warehouse Out)
   
4. การย้ายสินค้าภายใน (Warehouse Transfer)
   
5. การตรวจสอบสินค้าก่อนรับจาก Vendor (QA)
   
6. การตรวจสอบ Log การเคลื่อนไหวของสินค้า (Move history)
   
7. การประเมินและจัดคิวรถขนส่ง (Planning)
8. แนวปฏิบัติเมื่อการจัดส่งเสร็จสิ้น (Work Order Policy)
9. แนวปฏิบัติเมื่อสินค้าถูกตีกลับ (Return Policy)
10. การบริหารจัดการ และการดูแลรถขนส่ง (Fleet Management)
11. รายงานที่สนับสนุนการปฏิบัติงาน (Reports)
    

ฝ่ายบัญชี

1. การบริหารจัดการกระบวนการฝั่ง Account Receivable
   
2. การบริหารจัดการกระบวนการฝั่ง Account Payable
   
3. การจัดการ Expense
   
4. การลงบัญชี
   
5. การติดตามหนี้
   
6. การบริหาร / จัดการ Budget
   
7. รายงานที่สนับสนุนการปฏิบัติงาน (Balance Sheet, Profits and Loss, Cash Flow Statement, Executive Summary, Tax Report, General Ledger, Trial Balance, Journal Report, Partner Ledger, Aged Receivable, Aged Payable, Invoice Analysis, Assets, Depreciation Schedule)

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

1. การสรรหาบุคลากร
   
2. การจัดการข้อมูลพนักงาน
   
3. การจัดการสวัสดิการพนักงาน
   
4. การจัดการการขาด / ลา / มา / สาย ของพนักงาน
   
5. การทำ Payroll, Addition, Deduction
   
6. Human Resouce Management
   
7. Human Resouce Development
8. การจัดการเมื่อพนักงานลาออก / ถูกให้ออก
9. การจัดการสัญญาสำคัญ และสัญญาตามกฏหมาย
   

สุดท้าย

    อย่าลืมถามถึงปัญหา และอุปสรรคการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานด้วย เพื่อนำมาพิจารณาแก้ปัญหา เมื่อติดตั้ง ERP แล้ว

    ขั้นตอนถัดมา เมื่อได้รับฟัง Requirement มาแล้ว ควรพิจารณาต่อว่า Software ERP จะตอบโจทย์ในแต่ละกระบวนการงานปัจจุบันได้อย่างไร ด้วย Diagram ที่เหมาะสมกับบริบทของลูกค้า และสามารถเล่าเรื่องให้บุคลากร และทีมผู้บริหาร เข้าใจได้โดยง่าย

     จากนั้นเมื่อมีการ Confirm Scope of Work ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น และก็จะเป็นขั้นตอนของการ Implement ให้ระบบเกิดขึ้นจริง และตอบโจทย์กับปัญหาดั้งเดิมของบริษัท

    หากท่านสนใจติดตั้งระบบการบริหารจัดการทรัพยากรองค์กร (ERP) เพื่อยกระดับองค์กรให้สามารถ Traceback ได้อย่างสมบูณ์ ง่ายต่อการควบคุมและบริหารจัดการ ติดต่อเราได้ที่ https://www.cybernetics.plus/contactus