ERP ย่อมาจากคำว่า "Enterprise Resource Planning" ซึ่งเป็นระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรทั้งหมดในรูปแบบองค์กรหนึ่ง รวมถึงการจัดการทรัพยากรที่หลากหลายตั้งแต่ทรัพยากรวัตถุดิบ ทรัพย์สิน แรงงาน การเงิน การผลิต ข้อมูลลูกค้า และกระบวนการธุรกิจที่แตกต่างกันในองค์กร โดยมุ่งเน้นในการรวบรวมข้อมูลให้อยู่ในระบบเดียวกัน
เหตุผลที่องค์กรจำเป็นต้องใช้ระบบ ERP ได้แก่
1. ความเป็นระบบ : การใช้ระบบ ERP ช่วยให้องค์กรมีการบริหารจัดการทรัพยากรที่เป็นระบบ ลดปัญหาที่เกิดจากการใช้ระบบที่แยกแยะและซับซ้อน
2. ความเป็นไปได้ในการอัพเดตและเชื่อมต่อ : ระบบ ERP ช่วยให้องค์กรมีความสามารถในการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชั่นและระบบภายนอก พร้อมทั้งอัพเดตเทคโนโลยีและข้อมูลใหม่ ๆ
3. การประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย : การใช้ระบบ ERP ช่วยให้องค์กรประหยัดเวลาในการประมวลผลข้อมูล ลดปัญหาในการเกิดข้อผิดพลาดจากกระบวนการที่ไม่ครบถ้วน และลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการทรัพยากร
4. การตัดสินใจที่มีความสะดวกสบาย : ด้วยข้อมูลที่รวมรวมและทันสมัยในระบบ ERP ผู้บริหารสามารถตัดสินใจที่ถูกต้องและมีมูลค่าได้เร็วขึ้น
5. การวางแผนธุรกิจ : ระบบ ERP ช่วยให้องค์กรมีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอในการวางแผนธุรกิจในระยะยาวและสั้น ๆ
6. การเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการ : การใช้ระบบ ERP ช่วยให้องค์กรมีกระบวนการทำงานที่เป็นประสิทธิภาพ ลดการซ้ำซ้อนและขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
การเลือก ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นกระบวนการที่สำคัญและซับซ้อน ดังนั้น นี่คือขั้นตอนสำคัญที่ควรพิจารณาในการเลือก ERP สำหรับองค์กรของคุณ
1. วิเคราะห์ความต้องการ : ทำการวิเคราะห์ความต้องการขององค์กรของคุณโดยละเอียด ค้นหาและรวบรวมข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับกระบวนการทำงานที่มีอยู่ในองค์กร และความต้องการที่มีในการดำเนินธุรกิจในอนาคต การทำแบบความต้องการเหล่านี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าต้องการฟังก์ชั่นและคุณสมบัติของระบบ ERP อย่างไร
2. วิเคราะห์ผู้ให้บริการ : สำรวจและวิเคราะห์ผู้ให้บริการ ERP ที่มีอยู่ในตลาด ควรให้ความสำคัญในเรื่องของประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญ และความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ ERP เหล่านี้
3. การระบุและเปรียบเทียบคุณสมบัติ : หลังจากที่คุณได้รับข้อมูลเกี่ยวกับผู้ให้บริการ ERP คุณควรทำการระบุและเปรียบเทียบคุณสมบัติของแต่ละระบบ ERP ที่คุณพิจารณา ให้แน่ใจว่ามีคุณสมบัติที่ตรงกับความต้องการขององค์กรของคุณ
4. ทดลองใช้ (Proof of Concept) : หากมีโอกาส ควรทำการทดลองใช้ระบบ ERP กับฟังก์ชั่นเล็กน้อยก่อน อาจจะเป็น Proof of Concept หรือการทดสอบความสามารถของระบบที่เลือกใช้ในส่วนบางส่วน การทำ Proof of Concept ช่วยให้คุณมั่นใจว่าระบบสามารถทำงานได้ตามความต้องการขององค์กร
5. การประเมินความเสี่ยง : วิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการการเลือกใช้ ERP ดังนั้นควรจะมีการจัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงในกระบวนการนี้
6. การวางแผนในด้านราคาและการนำเสนอ : หลังจากเลือกเจาะจงระบบ ERP ที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณ คุณควรวางแผนในเรื่องของราคา การเสนอของคุณสมบัติ รวมถึงสิ่งที่คุณต้องการจากผู้ให้บริการ ERP
7. การนำเสนอและการตัดสินใจ : นำเสนอรายละเอียดเกี่ยวกับระบบ ERP ที่คุณเลือก รวมถึงความต้องการทางธุรกิจและแผนการดำเนินงาน จากนั้นตัดสินใจในการเลือกใช้ระบบ ERP ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ
8. การใช้งานและการฝึกอบรม : หลังจากที่ตัดสินใจเลือกระบบ ERP ควรมีการวางแผนในการใช้งานและการฝึกอบรมพนักงานในองค์กร เพื่อให้พนักงานมีความรู้และทักษะในการใช้ระบบ ERP อย่างเหมาะสม
9. การระบุตัวแทนขององค์กร : ต้องระบุผู้ที่จะเป็นตัวแทนขององค์กรในกระบวนการการเลือกใช้ระบบ ERP เพื่อให้สามารถให้ความเห็นและติดตามความคืบหน้าของกระบวนการได้
10. การดำเนินการตามแผน : เมื่อได้ทำการเลือกใช้ระบบ ERP ตามขั้นตอนข้างต้น คุณควรดำเนินการตามแผนการดำเนินงานที่ได้วางไว้ และรวมถึงการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าระบบ ERP ทำงานได้ตามที่คาดหวัง
11. การเลือกใช้ระบบ ERP : เป็นการตัดสินใจที่สำคัญที่มีผลกระทบต่อกระบวนการธุรกิจและประสิทธิภาพขององค์กร การดำเนินการตามขั้นตอนที่ถูกต้องและการทำความเข้าใจความต้องการขององค์กรเป็นอย่างดีจะช่วยให้คุณเลือก ERP ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณได้ดีที่สุด
Odoo ระบบ ERP ที่เป็น Open Source มีความยืดหยุ่นสูง สามารถตอบโจทย์ที่กล่าวมาข้างต้นได้เป็นอย่างดีและครบถ้วน Odoo เน้นการใช้งานง่ายและมี Interface ใช้งานที่สวยงาม ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงและใช้งานระบบได้อย่างง่าย เป็นระบบที่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของธุรกิจ ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดและปรับแต่งระบบได้อย่างสอดคล้องกับความต้องการของกระบวนการธุรกิจนั้นๆ
นี่คือตัวอย่างบางโมดูล (Modules) ที่มีในระบบ Odoo ERP