Data Migration เป็นกระบวนที่เกิดขึ้นเมื่อเราทำการโอนย้าย หรือเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล จากระบบเดิม ไปสู่ระบบใหม่ ซึ่งรวมถึงการย้ายที่เก็บข้อมูล และการเปลี่ยนรูปแบบการเก็บข้อมูลด้วย นอกจากนั้นยังอาจจำเป็นต้องพัฒนากระบวนการทางธุรกิจที่ทำให้เกิดข้อมูลต่าง ๆ เพื่อยกระดับประสิทธิผลและ Lean Process การทำงาน
สาเหตุที่ต้องมีกระบวนการเฉพาะ เพื่อทำการโอนย้ายข้อมูลนั้น สาเหตุเพราะข้อมูลในธุรกิจเรานั้นมีหลากหลายรูปแบบ หลายประเภท หลายฟอร์แมท เช่นบันทึกทางบัญชี บันทึกข้อมูลลูกค้า บันทึกกระบวนการผลิต เป็นต้น
บ่อยครั้งที่การย้ายจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง มีความท้าทายในด้านของการโอนย้ายข้อมูล เพราะธุรกิจของเราอาจจะมีการใช้งานข้อมูลจำนวนมากกว่าที่เราคิด รวมถึงข้อมูลที่เราไม่ได้เก็บในรูปแบบอิเล็คทรอนิกส์ และจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดเก็บด้วย
การพัฒนากระบวนการด้วยการใช้ Odoo ERP เองก็เช่นเดียวกัน การจะใช้งาน Odoo ได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จำเป็นต้องทำการ Migration ข้อมูล และกระบวนการทำงานเข้าสู่ระบบ วันนี้ทีมงาน Cybernetics+ จึงขอแนะนำกระบวนการเบื้องต้นในการทำ Data Migration เพื่อให้สามารถใช้งาน Odoo ERP ได้เต็มประสิทธิภาพกันครับ
Migration Planning
ในขั้นตอนการวางแผนเป็นการประเมินสถานะของข้อมูล ณ ปัจจุบันที่เราใช้อยู่ หรือต้องการใช้ในกระบวนการทำงานใหม่ โดยการระบุว่าข้อมูลที่ต้องการนั้นตอนนี้เก็บไว้ที่ไหน อยู่ในรูปแบบใด และเมื่อทำการย้ายระบบแล้วต้องการเก็บไว้ในรูปแบบใดบน Odoo รวมถึงต้องทำการประเมินว่า Odoo มีกระบวนการเก็บ และเรียกใช้ข้อมูลดังกล่าวอย่างไร
ขั้นตอนการวางแผนในการย้ายข้อมูล มีความสำคัญอย่างมากในการทำ Data Migration ไม่เฉพาะบนระบบของ Odoo เพราะเกี่ยวข้องกับหลายส่วน หลายกระบวนการในบริษัท รวมถึงอาจต้องมีการทำความเข้าใจระหว่างส่วนงาน ระหว่างแผนกด้วย ว่าหลังจากทำการ Migration แล้ว จะเข้าถึงข้อมูลได้อย่างไร
Migration Evaluation
หลังจากที่เราทำการวางแผนเพื่อทำการ Migration แล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการประเมินผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับกระบวนการทำงาน ว่าจะมีผลกระทบส่วนไหนบ้าง ความคุ้มค่าเป็นอย่างไร หรือมีทางเลือกที่คุ้มค่ากว่าหรือไม่ เพราะการเก็บรักษาข้อมูล รวมถึงการเรียกใช้งานข้อมูลเกินความจำเป็น ล้วนก่อนให้เกิดรายจ่ายทั้งสิ้น
ถ้าหากพิจารณาแล้ว ว่าข้อมูลบางส่วนไม่จำเป็นต้องใช้ เช่นข้อมูลที่เก่าเกินไป หรือไม่ได้รับการอัปเดตมานาน อาจจะไม่มีความจำเป็นต้องนำเข้าสู่ระบบ หรือข้อมูลบางส่วนเราอาจจะไม่รู้ด้วยซ้ำว่าจำเป็นต้องเก็บ จะได้เอามาพิจารณาดูว่าสามารถเก็บไว้ในรูปแบบใดได้บ้างบน Odoo ERP ซึ่ง Odoo จะมีส่วนช่วยลดความซ้ำซ้อนในกระบวนการทำงานและเก็บรักษาข้อมูลอยู่แล้ว ก็จะช่วยให้การพิจารณาประเมินผลกระทบนั้นสะดวกมากยิ่งขึ้น
Data Backup
เมื่อเราวางแผนและประเมินผลกระทบแล้ว ก่อนที่จะไปดำเนินการใด ๆ ก็ตามกับข้อมูล เราจำเป็นต้องทำการสำรองข้อมูลไว้ก่อนเสมอ อย่างน้อยถ้าหากเกิดการผิดพลาดระหว่างดำเนินการ หรือมีความจำเป็นต้องเรียกดูข้อมูลเก่า ๆ จะได้ไม่เกิดปัญหาภายหลัง โดยการสำรองข้อมูลนั้นรวมถึงข้อมูลที่ไม่ได้เก็บในระบบอิเล็คทรอนิกส์ด้วยเช่นเดียวกัน
Migration Process
ถัดมาจะเป็นกระบวนการในการ Migration ข้อมูลขึ้นสู่ระบบ ซึ่งในกระบวนการนี้ก็จะแบ่งเป็นหลายส่วน และทำได้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับบริบทของบริษัท และรูปแบบการเก็บข้อมูลเดิม แต่จุดประสงค์ในกระบวนการนี้จะคล้ายคลึงกัน คือ การพยายามย้ายข้อมูลและกระบวนการทำงานเดิมให้มาอยู่บนระบบของ Odoo ให้ได้ถูกต้องครบถ้วนที่สุด
ขั้นตอนหลัก ๆ ก็จะประกอบด้วยการทำ Gap Analysis -> Data Gathering -> Data Cleansing -> Data Mapping -> Data Import โดยในแต่ละส่วนก็จะมีรายละเอียดในการดำเนินการ แต่สำหรับบทความนี้เราจะยังไม่ได้ลงลึกกันนะครับ
Test and Validate
หลังจากทำกระบวนการ Migration แล้ว ก็มาถึงขั้นตอนในการทดสอบใช้งานระบบ Odoo ว่ามีข้อมูลส่วนไหนขาดหาย ตกหล่น หรือมีการนำเข้าข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ และในการใช้งาน มีการบันทึกข้อมูลได้ถูกต้องตามที่ต้องการหรือไม่
ถ้าหากการทำงานของระบบไม่ถูกต้อง ก็ต้องเข้าสู่กระบวนการในการปรับปรุง หาสาเหตุว่าเกิดจากการตั้งค่าในระบบ หรือมีความจำเป็นต้องพัฒนากระบวนการทำงานหรือไม่ อย่างไร และทำการแก้ไข ก่อนจะนำกลับมาเพื่อทดสอบอีกครั้งจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่พอใจพร้อมใช้งานจริง
จะเห็นได้ว่า Data Migration เป็นหนึ่งกระบวนการสำคัญในการเริ่มใช้ระบบ Odoo ERP และจำเป็นต้องอาศัยความรู้ ความเข้าใจทั้งในกระบวนการของธุรกิจ และระบบการทำงานของ Odoo ซึ่งทางบริษัท Cybernetics+ มีทีมงานที่เชี่ยวชาญในกระทำการสรุปข้อมูล และการทำ Data Migration คอยให้บริการท่านอยู่ หวังว่าเราจะมีโอกาสได้ร่วมงานกันในอนาคตนะครับ
