6 ขั้นตอนง่าย ๆ ใช้ ERP ให้ได้ผล
6WH to get ERP done

        ในโลกของการบริหารจัดการธุรกิจ เมื่อมาถึงจุดที่ธุรกิจเติบโตขยายตัว ก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีกระบวนการหรือขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ เพิ่มขึ้นมา รวมถึงการแบ่งส่วนสัดการบริหารจัดการองค์กรออกเป็นหลายทีม หลายฝ่าย หลายแผนก ทำให้บ่อยครั้ง การติดต่อสื่อสาร หรือการบริหารจัดการเกิดความติดขัด ล่าช้า ผู้บริหารจึงต้องหาแนวทางปรับปรุงแก้ไข ซึ่งหนึ่งในแนวทางแก้ไขนั้น ก็คือการหาระบบการทำงานหรือซอฟท์แวร์ต่าง ๆ เข้ามาช่วย โดยระบบที่เป็นที่นิยม และหลาย ๆ ท่านน่าจะคุ้นหูกันดีก็คือระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning นั่นเอง

        แต่ปัญหาที่หลาย ๆ ธุรกิจประสบพบเจอก็คือ รู้จัก ERP แล้ว อยากจะเริ่มต้นในการนำกระบวนการหรือเครื่องมือต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมาปรับใช้ แต่ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน อย่างไรดี วันนี้ทีมงาน Cybernetics+ จึงขอแนะนำกระบวนการ 6WH ใช้ ERP ให้มีประสิทธิภาพกันครับ

Why we have to improve ?

        ขั้นตอนแรก เป็นการทำความรู้จักกระบวนการภายในต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของเราโดยละเอียด ว่ากระบวนการทำงาน ณ ปัจจุบันเป็นอย่างไร เพราะบ่อยครั้งที่การดำเนินธุรกิจมักเกิดขึ้นภายใต้ความกดดันและต้องแข่งขันกับเวลา ทำให้เราไม่มีโอกาสได้มาพิจารณาบทวนสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละส่วนขององค์กรโดยละเอียด

            ดังนั้น เพื่อที่จะพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กรให้ได้ผล การทบทวนพร้อมทั้งบันทึกกระบวนการทำงาน จะช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมและรายละเอียดปลีกย่อยในแต่ละส่วนงาน ว่าส่วนไหนที่เราทำได้ดี มีการทำงานที่ราบรื่น หรือส่วนไหนที่มีการติดขัด มีความล่าช้า มีความซ้ำซ้อนของกระบวนการทำงาน รวมไปถึงกระบวนการด้านการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ทำให้การทำงานล่าช้าหรือไม่ เช่น หลังจากมีคำสั่งซื้อเข้ามาแล้ว เอกสารคำสั่งซื้อไปกองอยู่ที่ฝ่ายขาย ใช้เวลานานกว่าจะเดินทางไปถึงฝ่ายผลิต ทำให้เกิดการผลิตล่าช้า ไม่สามารถส่งของได้ทันตามกำหนด เป็นต้น

            เมื่อเราได้ทราบข้อมูลของส่วนต่าง ๆ ภายในองค์กร เราก็สามารถที่จะพิจารณาในขั้นต่อไปได้ว่ากระบวนการไหนที่เราทำได้ดี สามารถเอาสิ่งที่เราทำได้ดีนั้นมาต่อยอดอย่างไร ส่วนที่ยังต้องการการปรับปรุงนั้น มีสาเหตุเกิดมาจากอะไร

    Where we want to be ?

            ในมุมมองของการทำธุรกิจ ทุกธุรกิจย่อมหวังที่จะสร้างความพึงพอใจสูงสุดให้กับลูกค้า คู่ค้า และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่าย ดังนั้น หลังจากที่เรามองเห็นภาพกระบวนการทำงานขององค์กรทั้งหมดโดยละเอียดแล้ว เป็นหน้าที่เราที่จะต้องตั้งเป้าหมายการพัฒนาของการทำงานแต่ละส่วน ต้องระบุให้ได้ว่าสิ่งที่เราอยากเห็นในอุดมคติเป็นอย่างไร ส่วนที่ดีแล้วเราอาจจะอยากให้ดีขึ้นกว่าเดิม ส่วนที่ยังไม่ดีเราก็ต้องระบุให้ได้ว่า แบบไหนที่จะเรียกได้ว่าดี 

            ยกตัวอย่างเช่น ในอุดมคติเรา เราคาดหวังว่าเมื่อเกิดการขายแล้ว ฝ่ายผลิตควรรับทราบโดยทันทีว่าต้องทำการผลิตสินค้าถ้าหากสินค้าไม่มีใน Stock ในขณะเดียวกันฝ่ายดูแลคลังสินค้าก็สามารถทราบได้ทันทีถ้าหากว่าชิ้นส่วนที่จำเป็นในการผลิตไม่เพียงพอ และแจ้งต่อให้ฝ่ายสั่งซื้อทำการสั่งซื้อทันที เป็นต้น

            เมื่อเราเริ่มมองเห็นภาพกระบวนการในอุดมคติแล้ว ย่อมเป็นเรื่องง่ายขึ้นในการปรับปรุงและพัฒนากระบวนการด้านต่าง ๆ เพราะเรามองเห็นแล้วว่าปลายทางที่สมบูรณ์ที่เราอยากเห็นนั้นเป็นอย่างไร

    Where to start ?

            หลังจากสองขั้นตอนแรก เราได้ระบุปัญหาและปลายทางที่เราต้องการไปถึงแล้ว อย่างไรก็ตามเราก็ควรที่จะจัดลำดับความสำคัญของปัญหาที่เราเจอเสียก่อน เราต้องระบุให้ได้ว่าปัญหาไหนเป็นเรื่องที่สำคัญ มีผลกระทบสูง จำเป็นต้องแก้โดยเร่งด่วน หรือเรื่องไหนไม่ได้สำคัญมาก ถึงแก้ไปก็มีผลกระทบต่อธุรกิจต่ำ จึงไม่มีความจำเป็นต้องแก้โดยเร่งด่วน

            สาเหตุที่เราต้องระบุความสำคัญของปัญหา มักจะเกี่ยวข้องกับเรื่องของเวลา และงบประมาณ ซึ่งบางครั้งเราไม่สามารถที่จะแก้ไขปัญหาทั้งหมดในคราวเดียวกันได้

    What is our budget ?

            เมื่อเราได้รับทราบกระบวนการทำงานของธุรกิจ ปัญหาที่ได้พบ สิ่งที่อยากให้เป็น และลำดับความสำคัญของปัญหาแล้ว ต่อมาจึงเป็นเรื่องของการพิจารณางบประมาณ ว่าในการพัฒนากระบวนการครั้งนี้ เรามีงบประมาณมากน้อยแค่ไหน สามารถแก้ได้กี่ปัญหา รวมถึงอาจจะใช้เกณฑ์ต่าง ๆ ในการพิจารณา Return On Investment (ROI) ที่คาดว่าจะได้จากโครงการพัฒนากระบวนการทำงานครั้งนั้น ๆ ด้วย

            นอกจากนั้น เรายังสามารถใช้โอกาสนี้เพื่อกำหนดงบประมาณล่วงหน้าสำหรับปีต่อไป เพื่อพัฒนาส่วนที่ไม่ได้ปรับปรุงในครั้งนี้ หรือถ้าเป็นธุรกิจขนาดใหญ่อาจจะต้องวางแผนงบประมาณสำหรับการปรับปรุงล่วงหน้า 1-2 ปีเลยทีเดียว

    What is our solution ?

            จากปัจจัยทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น ก็มาถึงขั้นตอนที่สำคัญคือการเลือกแนวทางการแก้ไขปัญหาว่าจะมีการปรับปรุงอย่างไร ปัจจุบันที่นิยมกันก็มักจะเป็นการนำซอฟท์แวร์เข้ามาช่วย ไม่ว่าจะเป็นซอฟท์แวร์สำเร็จรูป หรือซอฟท์แวร์ที่ถูกปรับแต่งมาสำหรับธุรกิจของเราโดยเฉพาะ

            ในการพิจารณาว่าจะเลือกใช้ซอฟท์แวร์ หรือกระบวนการแบบไหน ปัจจัยหลัก ๆ มักจะเป็นเรื่องของงบประมาณและเวลา แน่นอนว่าการมีซอฟท์แวร์ที่ถูกออกแบบมาเฉพาะสำหรับธุรกิจเรา ย่อมเป็นเรื่องดีแน่ แต่อาจจะแลกมากับงบประมาณที่สูงขึ้น รวมถึงเวลาที่ต้องใช้ในการพัฒนาอาจจะนานกว่าที่ตั้งใจไว้ก็เป็นได้ เช่นเดียวกัน ถ้าหากธุรกิจของเรามีความเฉพาะตัวสูง มีลักษณะการดำเนินงานที่ซอฟท์แวร์สำเร็จรูปไม่สามารถตอบโจทย์ได้ตามที่ต้องการ การเลือกใช้งานก็คงไม่เหมาะสมนัก

    Why this work (or doesn't) ?

            เมื่อเราทำการพัฒนากระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กรเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ขาดไม่ได้ก็คือการตรวจสอบ วัดผลและประเมินผล ว่าสิ่งที่เราเลือกใช้ในการปรับปรุงกระบวนการทำงานนั้น ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการหรือไม่ คุ้มค่ากับเวลาและการลงทุนหรือไม่

            ถ้าหากไม่ได้ผลตามที่ต้องการ ก็จะกลับมาเข้าสู่กระบวนการพิจารณาในขั้นตอนแรกอีกครั้ง ว่าสาเหตุเกิดจากอะไร มีส่วนไหนที่ต้องการการพัฒนาเพิ่มเติม เพื่อนำกลับมาปรับปรุงในอนาคต

            แต่ถ้าหากการพัฒนาครั้งนี้ได้ผลตามที่ต้องการแล้ว ก็อาจจะข้ามไปมองถึงการพัฒนาในส่วนที่เราไม่ได้ทำในรอบนี้ หรือแม้แต่การติดตามข้อมูลข่าวสารอย่างใกล้ชิด ในยุคที่โลกของเรามีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา สิ่งที่เคยได้ผลในอดีต หรือปัจจุบัน อาจจะใช้ไม่ได้ผลเท่าที่ควรแล้วในอนาคตก็เป็นได้

            สุดท้ายนี้ ถ้าหากท่านกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญในการพัฒนา ปรับปรุง กระบวนการทำงานโดยการใช้ ERP, การนำเทคโนโลยีอื่น ๆ มาพัฒนาธุรกิจ หรือแม้กระทั่งการให้คำปรึกษา พัฒนา ปรับปรุงการดำเนินการส่วนต่าง ๆ ของบริษัท ทาง Cybernetics+ มีทีมงานที่เชี่ยวชาญครบครันทั้งทางด้าน Digital, Business หรือแม้กระทั่งเรื่องกฏหมายที่เกี่ยวข้องคอยให้บริการท่านอยู่ หวังว่าเราจะมีโอกาสได้ร่วมงานกันในอนาคตนะครับ


    Data Governance For Government
    ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ